کنترل و سفارشات خرید خارجی
این سیستم برای کنترل سفارشات خارجی که با صدور سفارش خرید مواد و قطعات شروع می شود و کلیه مراحل ثبت سفارشات – دریافت پروفرما و لیست قیمت ها – کشایش اعتبارات – مسائل مربوط به بیمه و حمل کالا را قابل پیگیری می نماید.
مرحله دوم این سیستم بعد از دریافت محموله توسط سیستم انبار می باشد که در آن مرحله انواع و مقدار کالای رسیده مشخص می شود، و سپس توسط سیستم محاسبه قیمت تمام شده خریدهای خارجی مقدار کالای رسیده با پروفرمای مربوط کنترل گردیده و کسری و سرک سفارشات خارجی معلوم می گردد.
البته طی مکاتبه با واحد بازرگانی و تعیین تکلیف کسری یا سرک ها اعتبار مورد بحث اصطلاحا بسته می شود.
از آن جائی که محاسبه صحیح قیمت تمام شده مواد و قطعات در تعیین قیمت فروش و یا فروش اقلام یدکی اهمیت زیادی دارد این سیستم با دریافت اطلاعات ریالی و ارزی هر اعتبار قیمت تمام شده کالای رسیده را با دقت قابل قبولی محاسبه می نماید.
ضمنا از اطلاعات ریالی و ارزی این سیستم برای محاسبه قیمت تمام شده استاندارد محصولات در مقاطعی که تورم ریالی و یا تغییرات عمده نرخ ارز حادث گردد استفاده می شود که در این باره در بخش قیمت تمام شده روز محصولات توضیح بیشتری ارائه می شود.
اصولا هر گونه کالائی که از خارج کشور خریداری شود به دلیل تفاوت فرایند مربوط مراحل خرید نیاز به سیستمی جدا از خرید داخلی دارد. یاد آور می شود که تصمیم گیری در مورد این که قطعه ای در موسسه ساخته شود یا تامین آن از داخل صورت بگیرد و یا از خارج از کشور، مسئله پیچیده ایست که با توجه به امکانات تولید یا تامین داخلی و نهایتا مقایسه قیمت ها انجام می شود. این تصمیم گیری می تواند به تعداد معینی باشد. یعنی بخشی تولید شود و بخش دیگر خریداری گردد.
از تفاوت های عمده بین تامین مواد و کالا از منابع داخلی یا خارجی، فاصله زمانی دسترسی به کالا و هزینه تملک آن ها است. برای مثال دسترسی به اقلامی که از خارج خریده می شوند کمتر از چند ماه نخواهد بود.
به همین دلیل اولا خرید یک مجموعه کالا به صورت یک جا می باشد و یا حتی ممکن است سفارش به صورت کیت باشد و اجزاء آن را فروشنده تعیین نماید و ثانیا تعیین تعداد سفارش و پیگیری مراحل تامین بسیار حساس بوده و تاخیر در تامین کالا می تواند منجر به توقف طولانی تولید گردد. از این رو این فرایند نیاز به سیستمی توانا که به تواند بر مراحل تامین کالا یا ماشین آلات و حتی لوازم یدکی و یا محصول نهائی نظارت کند دارد.
البته این مقوله دارای جزئیات بسیاری است ولی در ادامه برخی از فرآیند ها و مکانیسم هائی که در این راستا با اهمیت می باشند مورد اشاره قرار می گیرد:
- ايجاد پايگاه اطلاعاتي جامع از فروشندگان كالاها و خدمات.
- صدور درخواست خريد که توسط یکی از دوایر موسسه صورت می گیرد.
- صدور سفارش خريد توسط تدارکات که پس از تصمیم گیری در مورد خارجی بودن آن اتفاق می افتد.
- پيشنهاد و تعيين فروشندگان منتخب براي هر سفارش خريد.
- تهيه نامه استعلام قیمت یا پروفرما به فروشنده.
- ثبت پروفرماي اوليه و نهايي.
- صدور دستور خريد.
- دریافت مجوز و ثبت سفارش در اداره بازرگانی – تامين اعتبار بانکی.
- ثبت مسائل بیمه حمل – وسیله حمل – زمان بندی مراحل کار و … .
- تعريف كليه پارامترهاي موثر در قيمت پروفرماي اوليه و نهايي.
- ثبت تغییرات مهندسی در مورد اجزاء اقلام.
- امکانات پیگیری وضعیت سفارش.
- پیگیری مسائل حمل داخلی و گمرکی و ترخیص.
- ارسال اطلاعات اطلاعات هزينه‌هاي خريد به سیستم مالی شرکت و تسویه تنخواه احتمالی.
- دریافت اطلاعات رسید کالا از سیستم انبار و تعیین تکلیف کسری و سرک های خرید.
- اعلام اتمام کار و بسته شدن اعتبار به سیستم مالی.