کدینگ مواد و کالا

در شرکت های بزرگ همیشه تعریف کد جنس و عوامل وابسته به کد، در اختیار واحد مرکز اسناد قرار دارد ولی به صورت عمومی این اختیار به واحد دیگری نیز سپرده می شود و استقلال این سیستم این تفکیک را به سهولت ممکن می سازد.
قبل از ایجاد خدمات کامپیوتری استفاده از کد منطقی برای ثبت اطلاعات کالاها یک روش رایج بود و برحسب نیاز کاری، منطق کدینگ تعریف می شد. اما پس از عمومی شدن استفاده از خدمات مکانیزه بعضی ها معتقد بودند که می شود برای هر کالای وارده به شرکت به صورت خودکار از اعدادی مسلسل به عنوان کد جنس بهره گرفت و با آن کد کلیه تحرکات را ثبت نمود، و برای شناسائی آن کالا در پشت کد بدون منطق، اقدام به طبقه بندی کرد.
شاید این روش برای موسساتی که به صورت FIFO یا LIFO کار می کنند مفید باشد ولی برای شرکت هائی که از قیمت میانگین کالاها برای محاسبات استفاده می کنند (مثل شرکت هائی که این سیستم برای آن ها طراحی شده است) روش مناسبی نیست.
به صورت کاملا قطعی می توان گفت که برای امور تولیدی با حجم انبوه و نه برای تولیدات سفارشی، کدینگ منطقی کالا می تواند در سرعت بخشیدن به امور دفتری و خلاصه نویسی مفهوم دار و اشاره قطعی به موارد مورد نظر در مکاتبات و مدارک فنی و ایجاد حضور ذهنی برای استفاده کنندگان از اطلاعات و همچنین تهیه انواع آمار از سوابق اطلاعاتی بسیار مفید است.
با عنایت به مفید بودن کدینگ منطقی برای سیستم های ما رعایت قوائد بنیادی برای تعیین کدکدینگ و رسیدن به نتیجه مطلوب کاملاً ضروری می باشد.

برای مثال:

  • تعیین پارامترها یا اجزاء یک کد، بایستی مربوط به ماهیت و خصوصیات آن جنس باشد.
  • استفاده از اطلاعاتی مانند محل استقرار یا محل مصرف آن کد در بافت کدینگ صحیح نیست.
  • مواد یا قطعات مختلف به دلیل پدر و فرزندی لزوم نباید در یک شاخه کدینگ قرار گیرند.
  • عدد مشخص کننده یک خصوصیت مثلا نوع رنگ در هر جائی که استفاده شد کد ثابتی باشد.
  • چند بار سعی برای تعیین کد برای یک جنس، بایستی به یک نتیجه برسد. در غیر این صورت یعنی، یک جنس چند کد خواهد داشت و صحیح نیست.
  • تعیین سرشاخه ها که گنجایش کافی برای گسترش کار شرکت در آینده را داشته باشد.
  • تعداد ارقام یا طول کد مربوط به زیرشاخه های کدینگ بایستی برحسب نیاز آن شاخه شناور باشد.
کدینگ مواد و کالا

به هر حال این سیستم کمک بسیار زیادی در تخصیص کد با رعایت موارد فوق را دارد و توانائی های آن کاملا چشم گیر است.
از خصوصیات اساسی این سیستم، می توان به امکان تعریف 9 گروه کدینگ به شرح زیر اشاره نمود که این توانائی شرکت را قادر می نماید برای گروه های مختلف کالا سیستم کدینگ مستقل تعریف نموده و در ثبت اطلاعات از فرمت و طول کد مناسب برای آن گروه استفاده نماید.
و با این تاکتیک می توان بر حسب نیاز از ترکیب عدد و حرف و متناسب با هر گروه در کدینگ سرفصل های مختلف استفاده کرد.

سیستم می تواند طی جداولی، دسته بندی های مختلف مربوط به کالاها را در خود نگاهداری و در هر جائی که کدینگ مورد نیاز باشد مورد استفاده قرار دهد و از این طریق کدینگی با مفاهیم یک دست و با معنی ایجاد شود.
برای مثال اسامی محصولات شرکت سازنده لوازم خانگی – جنس یا شکل مواد اولیه یا تعریف رنگ اقلام در جدولی مستقل تعریف می شود و می تواند در هر جای کدینگ که به این خصوصیات نیاز باشد از یک شماره یا حروف ثابت استفاده کند.
در این سیستم طبقه بندی پله های کدینگ اقلام، در همه سرفصل ها کاملا شناور است و می تواند قالب ثابتی نداشته باشد.
در این سیستم برای اقلام جدید به صورت خودکار با در نظر گرفتن آخرین شماره دونده آن گروه به همراه شرح جنس ساخته شده در تعریف و طی نمودن پله های کدینگ آن کالا ، کد جنس جدید پیشنهاد می شود و اپراتور می تواند با اعمال اصلاحات دلخواه آن کد را به بانک ورودی اضافه نماید.
در ضمن تهیه و چاپ کتابچه کدینگ با رعایت پله های کدینگ (درست مانند آن چه به صورت دستی تهیه می شود ) برای هر 9 گروه کالا ، یکی از امکانات لحاظ شده در سیستم می باشد.
این سیستم می تواند کدهائی که مرکب از عدد یا حرف باشد را با طول تا 14 رقم و با نحوه نمایشی تا 18 رقم را به دلخواه برای کلیه گروه ها تعریف نماید.
لازم به یادآوریست که سیستم، مطابق فرمتی که شما تعریف کرده اید اطلاعات را دریافت می کند. به همین دلیل شما نباید در میان کار ترکیب عدد و حرف یک گروه فعال را تغییر دهید.
به دلیل پیمایش پله ائی و منطقی در این سیستم، تخصیص چند کد برای یک جنس نباید واقع شود.
این سیستم کدهای تعریف شده را قبل از بروز رسانی در بانک اصلی، با یک شماره توزیع نگاهداری می نماید و اپراتور قادر خواهد بود طی گزارشی، کلیه استفاده کنندگان از کد را، از ایجاد کدهای جدید و یا تغییرات مطلع نماید.
به صورت طبیعی کالاهائی را که می خریم نزد سازندگان خود کدی دارند. در این سیستم می توان آن کدها را با در نظر گرفتن نام شرکت سازنده به یک کد داخلی متصل نمود.
این اطلاعات برای ترجمه کدهای سازنده مندرج در پکینگ لیست مربوط به محموله وارده به شرکت به کد رایج شرکت و یا برای ترجمه سفارشات خرید به کد فروشنده مورد استفاده قرار گیرد.

نام شما (الزامی)

آدرس پست الکترونیکی شما (الزامی)

موضوع

پیام شما