سیستم دفتر داری
سیستم دفتر داری
با توجه به اهمیت اطلاعات مالی فراهم آوردن اطلاعات منسجم و به هنگام سازمان‌ها و موسسات اقتصادی را می‌توان به عنوان یکی از مهم‌ترین ماموریت های سیستم حسابداری مالی تلقی کرد.
سیستم دفترداری عملا از طریق صادر کنندگان اسناد مالی تغذیه می شود ولی سازماندهی و همچنین تائید و اعمال اسناد مذکور در سیستم توسط حسابداری صورت می گیرد.
از آن جائی که عموما سیستم های دفتر داری خصوصیات مشابهی دارند لذا ذیلا به صورت فهرست وار به سر تیتر عملکرد آن اشاره می شود:
- طبقه بندی حساب‌ها و ماهیت آن ها ( گروه، کل، معین و تفصیل).
- ثبت اطلاعات فعالیت ها در قالب اسناد حسابداری و اجرای عملیات اصلاح حساب ها و رفع مغایرت آن ها.
- تطبیق حساب‌ها و ارائه گزارش‌های آنالیز مانده‌حساب‌ها.
- تهیه اعلامیه بدهکار و بستانکار و ثبت سوابق اعلامیه‌های ارسالی.
- تهیه سند کل برای ثبت دفاتر قانونی در مقاطع زمانی مورد نیاز.
- تهیه دفتر روزنامه بر‌اساس ریز اسناد و اسناد کل.
- تهیه دفتر کل بر اساس ریز اسناد و اسناد کل.
- انجام عملیات بستن حساب‌های موقت (سود و زیان).
- صدور اسناد بستن حساب‌ها.
- تهیه صورت های مالی طبق ضوابط و استانداردهای حسابداری.
- تهیه صورت های مالی و گزارش های مورد نیاز به زبان انگلیسی جهت ارائه به شرکت ها و مراجع خارجی.
- تهیه و تنظیم دفاتر قانونی طبق آیین‌‌نامه تحریر دفاتر.
- تهیه و ارائه گزارش های بازار سرمایه (مانند: مجموعه گزارشات مورد نیاز سازمان بورس اوراق بهادار و …).
- تهیه و ارائه گزارش های مورد نیاز بانک ها جهت اعطای تسهیلات.
اما نکات جالبی که در سیستم ما گنجانیده شده است و شاید همه سیستم به آن توجه نکنند به شرح زیر است:
ما طی جدولی انواع تفضیلی ها و طول کد آن را تعریف می کنیم، سپس ماهیت تفضیلی هر سرفصل حساب را مشخص می نمائیم.
این تاکتیک باعث می شود که کدهای تفضیلی مربوط به سرفصل های مختلف در هم مخلوط نشوند و ضمنا یک تفضیلی خاص می تواند در سرفصل های متعدد به صورت ثابت استفاده شود. پس ما می توانی با ارائه یک تفضیلی گردش همه حساب های آن تفضیلی را داشته باشیم.
ضمنا می توانیم طول کد تفضیلی ها را به نسبت کاربری آن تعیین کنیم. مثلا تفضیلی کارکنان می تواند شماره پرسنلی آن ها باشد (4رقمی) و تفضیلی اعتبارات شماره اعتبار (12رقمی) باشد.
با توجه به این که تعریف گروه اصلی هزینه ها به عنوان معین حساب و به شرح (تولیدی – اداری – فروش و مالی) تقسیم بندی قبل از تسهیم است و عملا ناقص است، ما ترکیب کد حساب را به شکل سرفصل حساب – کد مرکز هزینه – و عامل هزینه تعیین می کنیم.
این کار به ما این امکان را می دهد که بتوانیم در سیستم تسهیم که برای هر عامل هزینه نوع قلم هزینه – درصد سود و زیانی بودن هر عامل – درصد ثابت و متغییر بودن عامل و نوع دستمزد یا سربار یا اختصاصا فروش یا مالی بودن آن را تعیین کنیم.
این کار باعث سادگی صدور سند و دقت بسیار بالای گزارشات تسهیم می گردد.
یادآور می شود که دسته بندی ابتدا به ساکن هزینه ها به (تولیدی – اداری – فروش و مالی) به دلیل تسهیم نشده هزینه های استهلاک – انرژی – رستوران – تعمیرات – امور مالی و … نمی توان گفت هزینه تولید یا اداری یا فروش چه مقدار می باشد.
اصولا امکان رویت همه اسناد (مانند پاداش ها و …) توسط همه کاربران مصلحت نیست و بایستی بتوان اختیار رویت یا ذکر آن ها در گزارشات را به نفرات معینی محدود نمود، که این خدمت توسط سیستم ما به سادگی ارائه می شود.
اصولا سیستم های دفترداری همیشه یک شماره سند مسلسل به اسناد می دهند و با آن شماره اسناد را بایگانی می کنند و چون در زمان قطعی شدن اسناد سیستم آن ها را به ترتیب تاریخ مرتب کرده و مجددا شماره دهی می کند، لذا حسابداران دوباره بایستی بایگانی اسناد را برحسب شماره جدید مرتب کنند و این یعنی کار دوباره.
علاوه بر مطلب فوق در سیستم های دیگر چنان چه یک سند با تاخیر ثبت شود موضوع دقیقا توسط حسابرس قابل رویت خواهد بود، و از همه بدتر این که تمامی اسناد به صورت در هم بایگانی می شوند (مثلا اسناد هزینه – خرید مواد – خرید اموال – هزینه حقوق – سهام – فروش و …).
شاید راه حل این مشکل ساده باشد ولی این که سیستم این خدمات را بدهد کار دیگری است که ما به خوبی این خدمت را ارئه می دهیم.